Archipelia | Logiciel ERP Cloud expert et simple [2024]
Archipelia
Un accompagnement sur-mesure des PME
Archipelia compte aujourd’hui de nombreux clients dans les secteurs de l’industrie, du négoce et du commerce omnicanal.
En effet, Archipelia est un progiciel ouvert offrant la possibilité de dialoguer avec des composants externes grâce à des connecteurs, des API et services web. Cet ERP facilite également la réalisation d’import et export de données au format Excel.
solutions
Archipelia
Gestion commerciale
SOURCING & ACHATS
- Outil de réapprovisionnement basé sur les besoins, les prévisions ou les stocks d’alertes et de sécurité, suivi des ruptures
- Suivi des approvisionnements
- Gestion des tarifs d’achats multi-fournisseurs / multi-devises
- Gestion des devis, commandes, reliquats
- Grand import : gestion, optimisation et réception des containers, frais d’approche (frais de douane, transit…)
- Factures et avoirs fournisseurs (rapprochement factures / réceptions)
- Gestion des litiges et retours fournisseurs
VENTES
- Gestion des kits multi-niveaux et des déclinaisons
- Gestion des tarifs de vente multi-devises, multi-tarifs (par canal de vente, par typologie de client)
- Ventes omnicanales en temps réel : gestion des points de vente (POSia : caisse tactile et mobile) et gestion des ventes en ligne (back office des sites marchands géré dans Archipelia)
- Gestion des commandes (par fax, email et EDI) et facturation automatique (envoi par email)
- Gestion des accords clients (remises, conventions, marges arrières…) et moteur promotionnel
- Gestion des avoirs (reprise de marchandises, différence de prix, avoir commercial)
STOCKS
- Gestion des catégories d’articles (regroupement d’articles avec règles de gestion similaires
- Gestion des adresses de stockage et des mouvements de stocks (suivi statistiques)
- Gestion des sous-stocks (stock disponible, stock réservé, stock en commande…)
- Consultation des stocks (échéancier de stocks synthétique ou détaillé, consultations avec piste d’audit) : stock à date, stock disponible, stock périmé ou inactif, mouvements de stock…
- Gestion « multi » : multi-unités de stocks, multi-dépôts, multi-sites et multi-sociétés
- Gestion du réapprovisionnement (ordres de transferts inter-sites et inter-sociétés)
- Gestion des réservations de stock manuelles ou en masse
- Edition d’étiquettes de stocks en fonction des conditionnements
- Gestion de la qualité (numéros de séries, numéros de lots et sous-lots, gestion de la DLU, traçabilité amont et aval…)
- Valorisation des stocks (prix standard, prix simulé, prix FIFO, dernier prix)
Gestion logistique
- Gestion des emplacements
- Gestion des zones de stockage (stock, préparation, livraison…)
- Gestion du processus d’entreposage (entrées, sorties ou déplacements de stocks à l’aide de scanneurs)
- Gestion du conditionnement variable
- Gestion des numéros de série
- Traçabilité par numéro de lot à la pièce ou à la ligne reprise dans tous les flux (de la réception à l’expédition en passant par les inventaires et la fabrication)
- Gestion en masse des BP et des BL
- Gestion des étiquettes (étiquetage des produits fabriqués, réceptionnés et en stock)
- Gestion des réceptions fournisseurs (suivi des réceptions avec état d’avancement, cross docking avec allotissement automatique)
- Gestion des préparations avec conditionnement multi-niveaux
- Interface de scan des préparations, des composants OF et des sorties de fabrication
- Gestion des expéditions (alimentation des grilles de transport par import / export, choix du meilleur transporteur avant la livraison)
- Gestion des bons de transport, des étiquettes et de leur facturation
- Contrôle qualité (gestion des non conformités et des retours)
- Gestion des inventaires (rapides, d’initiative ou tournants) avec proposition automatique des listes de comptage
- Pilotage des activités (suivi des mouvements de stocks et tableaux de bord logistiques)
Gestion de production
Gestion de la chaîne de production
- Génération d’OF à partir du calcul des besoins nets, des commandes client ou par saisie manuelle
- Planification des OF en tenant compte des ressources (MRP)
- Indicateurs clés calculés en temps réel : coûts de revient, encours de fabrication…
Gestion des nomenclatures
- Produits finis et semi-finis multi-niveaux
- Déclinaisons (taille, couleur…)
- Nomenclatures à plusieurs variantes et sur-mesure
- Gestion des lots et des numéros de série
- Traçabilité totale amont et aval
Gestion des fabrications
- Planning de fabrication, suivi de fabrication (gestion des rangements)
- Assemblage et transformation
- Gestion des produits sur-mesure via un configurateur
- Interface de scan des composants
- Gestion des OF et des lots d’OF
- Ecrans de fabrications paramétrables et par atelier
- Gestion des étiquettes produits
Calcul des Besoins Nets (CBN)
- Visualisation des commandes issues du module de gestion commerciale d’Archipelia
- Réapprovisionnement automatisé en fonction des produits à fabriquer
- Regroupement des commandes par fournisseurs, articles ou dépôts
- Calcul prévisionnel : prévisions de commandes clients basées sur l’historique des ventes, délai théorique d’approvisionnement et de fabrication…
Gestion omnicanal
Gestion des points de vente
- Interface de caisse tactile et mobile, utilisable en mode connecté / déconnecté via un navigateur web
- Gestion des ouvertures et clôtures de la caisse (impression des états de clôtures, gestion du fond de caisse…)
- Gestion des clients BtoB / BtoC de passage ou en compte
- Saisie ou reprise de commande suspendue avec contrôle des stocks (vente au comptant, vente sur livraison, vente sur commande client)
- Encaissement avec gestion du multi-règlement (carte bancaire, espèces, chèque…)
- Gestion des promotions (remise en pourcentage ou valeur – globale ou partielle -, gestion des gratuits…)
- Gestion du stock central par magasin ou multi points de vente, transfert de dépôt à dépôt et gestion des réceptions, sorties de stock et inventaires
- Compatibilité avec les outils périphériques (afficheur, tiroir-caisse, TPE, imprimante, lecteur code-barres…)
- Historique des ventes (e-commerce, magasin et téléphone) par client avec gestion des points de fidélité (remises, coupons de réduction…)
- Statistiques de ventes (répartition des ventes par vendeur, article, famille d’article, horaire…)
- Impression des tickets, des devis et factures
- Gestion des avoirs et bons de retour
E-commerce
- Back-office des sites e-commerce entièrement géré dans l’ERP Archipelia (connecteurs e-commerce Prestashop et Drupal)
- Gestion des produits, catalogues et gammes de produits (en fonction de la cible -BtoB / BtoC-, du pays, du canal…)
- PIM : gestion et mise en avant des fiches produits (descriptifs et images, traduction multi-lingue, arborescence du site…)
- Gestion des fiches clients BtoB / BtoC et des conventions tarifaires BtoB (historique de ventes, programme de fidélité, remises et promotions)
- Gestion du panier client (sauvegarde de panier type, intégration de conditions commerciales clients, suivi et statistiques des historiques)
- Suivi de l’état de la commande (envoi automatique de mail / SMS établis préalablement en fonction des paliers : préparation, expédition, livraison)
Fonctions omnicanal
- Compte client omnicanal (coordonnées, informations et documents commerciaux)
- Base de données unique (article, stocks et tarifs) quel que soit le canal
- Module PIM : gestion des descriptifs, images et catalogues produits (diffusion et gestion des contenus selon la cible et le canal)
- Gestion des stocks partagés entre tous les canaux
- Campagnes marketing personnalisées (segmentation des données, gestion de programme fidélité, envoi d’emailing et de SMS)
- Mises à jour en temps réel des stocks, commandes, tarifs et articles pour tous les canaux
- Dispositif webtostore (click and collect, e-réservation)
PIM
Gestion des caractéristiques produits, des documents et photos associés
- Base article unique quel que soit le canal
- Gestion des articles par ligne, gamme, catégorie et / ou marque
- Gestion des caractéristiques produits (attributs, descriptifs multiples, catalogues…)
- Gestion des déclinaisons d’articles (coloris, tailles, imprimés) avec possibilité de paramétrer des règles tarifaires par déclinaison (tarifs de vente, promotions, accords de gratuits…
- Gestion des associations d’articles (articles similaires, articles de substitution, accessoires complémentaires…)
- Gestion des collections (base article documentaire, lancement et suivi de collection)
- Gestion des articles personnalisés et sur-mesure (personnalisation sur commande client)
- Gestion des conditionnements (kits et packs d’articles…)
- Gestion des écotaxes
- Traduction multilingue des fiches produits (traduction de l’interface, des attributs, des familles de produits, des valeurs…)
- Module d’import des données techniques compatible avec les fichiers CSV
Gestion de la diffusion omnicanal
- Publication des produits et de leurs caractéristiques (descriptions, compositions, médias…) gérée par canal de vente (catalogues papier, sites e-commerce BtoB / BtoC, marketplaces…)
- Gestion de la publication des articles dans les catégories des sites e-commerce BtoB / BtoC sous forme d’arborescence
- Création de modèles de catalogues selon la cible et le canal
- Gestion des tarifs par canal de vente (promotions, remises, prix au kilo, prix au litre…)
- Gestion de la traçabilité des produits (par numéro de série), quel que soit le canal
- Affichage de la disponibilité des articles en configurant des règles de disponibilité selon l’état des articles, la disponibilité fournisseur et le délai de réapprovisionnement
- Gestion des alertes de disponibilité
CRM & Marketing
Gestion des clients et de la prospection
- Gestion des contacts par typologie (suspect, prospect, client…)
- Saisie simple et rapide des devis, offre de prix, commandes avec contrôle de l’encours client
- Historisation des interactions clients et prospects (rendez-vous, notes, pièces jointes…)
- Gestion et suivi des problèmes notifiés (retard de livraison, retard de paiement, rappel de commande…)
- Fiche client unique reprenant les informations issues de tous les modules et de tous les canaux de ventes (site e-commerce, points de vente…)
Gestion de la force de vente
- Gestion de l’activité commerciale (programmation d’appels et de rendez-vous, agendas individuels et collectifs…)
- Création et mise à jour de contact en tout temps et en tous lieux
- Accès à la bibliothèque de document, même à distance (fiches produits, grille de tarifs…)
- Accès à l’historique commercial et marketing (notes, compte rendus de visite…)
- Gestion des accords commerciaux (coopérations et ristournes commerciales, barèmes d’engagement, accords de gratuit…)
- Echange de documents par fax, email et EDI
- Prévisions de ventes, tableaux de bord et rapports graphiques pour l’aide à la décision dont historiques des ventes
Gestion des campagnes marketing
- Segmentation et profiling (campagnes marketing ciblées par typologie de client, secteur d’activité, localisation…)
- Gestion des opérations commerciales pour les clients et le grand public (bons de réduction immédiats, remises, accords de gratuits, cadeaux…)
- Programme de fidélité omnicanal (publié sur site e-commerce et en points de vente)
- Gestion des campagnes marketing email et SMS
- Rapports d’analyse des campagnes marketing (statistiques, tableaux de bord et graphiques personnalisables)
Gestion comptable
Comptabilité générale et auxiliaire
- Plan comptable (général et auxiliaire)
- Saisie simplifiée : saisie par pièce (modèle de saisie) ou par lot (saisie au kilomètre)
- Consultation des comptes (général, clients et fournisseurs)
- Comptabilisation automatique et immédiate depuis le module de gestion commerciale d’Archipeli
- Rapprochement bancaire
Comptabilité analytique
- Création du plan analytique
- Bilan et compte de résultat analytique
- Édition d’états analytiques : balance, grand-livre…
- Suivi des écarts entre le prévisionnel et le réel
Gestion des paiements
- Gestion des règlements clients : traite (à la facture ou globale), billet à ordre LCR direct, remise des chèques et espèces en banque
- Gestion des règlements fournisseurs : virement SEPA (télétransmission bancaire), billet à ordre (édition de la pièce), chèque (édition de la lettre chèque)…
- Gestion des paiements multi-devises
- Gestion des lots de relance (prévention et recouvrement)
Déclarations et contrôles comptables
- État de pré-contrôle lors des saisies (limitation du risque d’erreur lors des saisies comptables)
- Déclaration de la TVA
- Édition de l’attestation FEC : production du fichier des écritures comptables
- Édition de la DEB : gestion de la déclaration d’échange de biens (DEB) dans l’UE auprès des services de douanes